Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как с помощью бюджета доходов и расходов (бдр управлять бизнесом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
БДР составляется на этапе, когда уже готовы все операционные бюджеты. Этим он схож с финансовой отчетностью. Ее нельзя получить, пока не будут отражены хозяйственные операции периода. По аналогии БДР не составить, пока не сверстаешь как минимум бюджеты продаж, производства, себестоимости реализации, коммерческих и управленческих расходов.
Форма БДР и пример заполнения
Форма бюджета доходов и расходов официально не утверждена. Компании разрабатывают ее самостоятельно.
С учетом того, что в одном документе содержатся одновременно плановые и фактические показатели, вид БДР может быть таким:
| Код статьи | Показатель | План, тыс. руб. | Факт, тыс. руб. | Выполнение плана, % |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. | Доходы | 902 915 | 918 652 | 101,74 |
| 1.1 | Валовый доход от реализации | 981 430 | 1 000 284 | 101,92 |
| 1.2 | Скидки покупателям | 78 515 | 81 632 | 103,97 |
| 2 | Расходы | 808 724 | 817 970 | 101,14 |
| 2.1 | Прямые расходы | 690 820 | 698 886 | 101,17 |
| 2.1.1 | Сырье и материалы | 96 460 | 101 290 | 105,01 |
| 2.1.2 | Транспортные расходы | 7 066 | 7 032 | 99,52 |
| 2.1.3 | Заработная плата | 384 782 | 389 346 | 101,19 |
| 2.1.4 | Амортизация | 33 684 | 33 682 | 99,99 |
| 2.1.5 | Налоги | 145 224 | 143 786 | 99,01 |
| 2.1.6 | Прочие расходы | 23 604 | 23 750 | 100,62 |
| 2.2 | Коммерческие расходы | 54 872 | 56 220 | 102,46 |
| 2.3 | Управленческие расходы | 63 032 | 62 864 | 99,73 |
| 3 | Прибыль от продаж | 94 191 | 100 682 | 106,89 |
| 4 | Финансовый результат от прочей деятельности | 574 | 570 | 99,30 |
| 4.1 | Доходы от аренды | 1 806 | 1 820 | 100,78 |
| 4.2 | Проценты по кредитам и займам | 1 232 | 1 250 | 101,46 |
| 5 | Прибыль до налогообложения | 94 765 | 101 252 | 106,84 |
| 6 | Налог на прибыль | 15 180 | 17 160 | 113,04 |
| 7 | Чистая прибыль | 79 585 | 84 092 | 105,66 |
| 8 | Использование прибыли | 66 824 | 81 554 | 122,04 |
| 9 | Нераспределенная прибыль | 12 761 | 2 538 | 19,89 |
Как с помощью бюджета доходов и расходов (бдр) управлять бизнесом
Важно
Бюджетирование — универсальный и многоплановый инструмент управления бизнесом. Комплекс приемов и процедур, реализуемых в рамках бюджетирования, не только помогает оптимизировать движение ресурсов компании, финансовых и прочих, но и позволяет оценить экономическую эффективность будущей деятельности фирмы еще на этапе планирования.
Главную роль при этом играет формирование Бюджета доходов и расходов (далее, — БДР). Основное назначение БДР — прогнозирование финансового результата работы предприятия за бюджетный период.
Формирование БДР БДР — главная, итоговая часть формирования финансового бюджета предприятия. БДР фактически является верхушкой айсберга, в основе которого — показатели всего комплекса операционных и функциональных бюджетов по направлениям.
Бюджет движения денежных средств
Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия .
Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» .
БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.
В чём различия между БДР и БДДС
Несмотря на то что БДР и БДДС очень похожи друг на друга, данные документы фиксируют разные хозяйственные операции, а принципиальная разница БДР и БДДС заключается в целях отчётов.
Так, БДР отвечает за планирование прибыли, а БДДС — за её распределение, однако отметим, что по обоим отчётам составляется два вида документов: плановый и фактический. В первом указываются запланированные показатели, а во втором — то, что вышло по факту.
Для удобства мы составили таблицу отличий БДДС и БДР:
| Операция | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Начисление амортизации | + | – |
| Переоценка ОС и ТМЦ | + | – |
| Порча ТМЦ и недостачи | + | – |
| Разница курса | + | – |
| Налоги | + | + |
| Покупка ОС | + | + |
| Инвестиции | + | + |
| Кредиты/займы | + | + |
Формирование БДДС: пошаговая инструкция
Итак, БДДС отвечает за контроль фактических финансовых потоков. В отчёт вносятся все поступления средств, а также их перечисления. Несмотря на различия целей отчётов, структура БДР и БДДС похожа, однако во втором случае учитываются только денежные передвижения.
БДДС — Бюджет движения денежных средств: это и чайнику понятно
Многие предприниматели скажут, что бюджет движения денежных средств — это и так понятно и просто банально. Занес циферки плана поступления денег и план платежей в табличку, и БДДС готов. О чем тут можно говорить (и тем более магическом)? Действительно, для непосвященных это просто таблицы данных и цифр. Но правильное использование этих финансовых данных собственниками бизнеса и есть магия, которая дает увидеть планируемое будущее. Но об этом чуть дальше, а пока несколько слов о БДДС.
Бюджет движения денежных средств — это таблица, которая показывает план поступления денег и статьи их использования. Все плановые потоки денег разделены на три большие группы:
- операционная деятельность — получение и использование денег, связанные с текущей базовой деятельностью. Например, для транспортной компании — это оказание услуг по перевозке грузов и людей. Операционными платежами будет оплата заказчиками услуги перевозки, оплата транспортной компании топлива, заработной платы, системы Платон, текущее обслуживание автомобилей и автобусов, и т.д. А для розничного магазина закупка и продажа товаров, оплата обычных текущих расходов магазина и выплата заработной платы и налогов.
- инвестиционная деятельность — платежи, связанные с расширением бизнеса или увеличением его мощности. Например, типография покупает дополнительную линию оборудования для увеличения выпускаемых тиражей. Это будет покупка дополнительных самосвалов для транспортной компании по вывозу строительного мусора. Для стоматологической клиники затраты на оборудование будут инвестициями, так как теперь можно принимать больше пациентов.
- финансовая деятельность — показывает, откуда берутся деньги для финансирования бизнеса. Это могут быть кредиты, займы или взнос собственника. Также здесь показан отток денег на погашение кредитов и процентов, а главное, выплата дохода собственнику.
БДР — Бюджет доходов и расходов: переходим на следующий уровень
Бюджет доходов и расходов — это все только про текущую деятельность. БДР показывает, какие доходы и расходы будут в следующем месяце или квартале. Также — сколько прибыли и дивидендов принесла компания собственнику.
Главное отличие от БДСС — отнесение затрат и выручки к месяцу, в котором они случились, хотя могли быть оплачены в другом. Например, компания ООО “Пески” продает строительные материалы строительной компании ООО “Домострой”. В апреле ООО “Пески” отгрузили цемент стоимостью 2 миллиона рублей с отсрочкой платежа 45 дней. БДР покажет выручку в апреле, а получение денег через 45 дней в мае.
С затратами в бюджете доходов и расходов будет слегка сложнее. С получением услуг и начисление заработной платы и налогов будет аналогично выручке. Например, апрельскую зарплату покажем в БДР за апрель. Её выплату в следующем месяце — в БДДС за май. Дополнительная сложность появляется с товарами, материалами и комплектующими. Затраты на них признаются в момент использования. Например, закупленный товар для розничного магазина продуктов учтет в затратах в том месяце, в котором они были куплены розничными покупателями магазина. А типография ООО “Упаковка” учтет в затратах стоимость купленной бумаги и краски в том месяце, когда была произведена и отгружена клиентам упаковка.
Правильное соотнесение доходов и расходов за период показывает, сколько бизнес заработал за период. По этому же принципу можно определять прибыль отдельного товара, услуги или проекта компании.
В зависимости от потребностей компании для формирования бюджетов используются различные периоды планирования. Например, для мелких компаний чаще всего формируются бюджеты на месяц. Для крупных компаний и холдингов обычно составляются стратегические планы развития, поэтому периоды планирования могут составлять до нескольких лет.
Долгосрочные бюджеты могут разбиваться на более мелкие контрольные периоды, по которым подводятся промежуточные итоги. Так, например, годовой бюджет может иметь детализацию по месяцам, что дает возможность не только увидеть результат исполнения бюджета за год целиком, но и по каждому месяцу отдельно. Также это дает возможность распределить общий годовой бюджет по более мелким периодам, например, равномерно распределить сумму на каждый месяц.
Как связаны БДР и БДДС
БДР и БДДС хоть и разные отчеты, но всё же связаны между собой. Когда компания планирует поступления в БДДС, она сразу планирует и доходы в БДР.
Например, когда бизнес планирует получить аванс от клиента в мае — эта сумма идет в БДДС. И планирует выполнить работы по этому клиенту в июне — это уже будет выручка, и она попадает в БДР.
Когда компания планирует выбытия в БДДС, планирует и расход в БДР. Например: в мае бизнес собирается потратиться на обучение сотрудников. В БДДС он планирует списание — 1 млн ₽. А в БДР — расходы — тот же 1 млн ₽, но уже после окончания курсов, в июне. Хотя эти операции не всегда будут в одном периоде, они в любом случае попадут в оба отчета. Рано или поздно, целиком или частями.
Или вот еще пример связи БДДС и БДР. Представьте, что по БДДС компании грозит кассовый разрыв. Она не может увеличить поступления, но ей нужно где-то найти деньги, чтобы покрыть расходы. У компании два выхода из этой ситуации:
- Сократить расходы, например, офисные. Тогда от суммы офисных расходов нужно отрезать одинаково и в БДР, и в БДДС.
- Взять кредит. Тогда процент, который компания будет платить банку, нужно запланировать в БДР как дополнительный расход.
Как составить БДР: мини-инструкция
Бюджет доходов и расходов состоит из двух основных частей: доходной и расходной. Собирать его начинают с доходной.
Шаг 1. Сформировать доходную часть. К ней относятся:
- бюджет продаж: ожидаемые объемы продаж и цены на товары или услуги;
- бюджет инвестиций: проценты от депозитов или доходы от акций и облигаций;
- бюджет кредитов: если планируете получать кредиты или займы;
- бюджет грантов и субсидий: если планируете получать гранты или субсидии от государства или других организаций.
Шаг 2. Сформировать расходную часть. Сюда входят:
- бюджет затрат на производство или оказание услуг;
- бюджет маркетинга и рекламы;
- бюджет административных расходов;
- бюджет развития и инноваций;
- выплата процентов по кредитам или займам, комиссии за банковские услуги, расходы на управление долгом и так далее.
Шаг 3. Сравнить ожидаемые доходы и расходы. Нужно убедиться, что доходы превышают расходы, иначе прибыли у бизнеса не будет. Если уже в планах расходы превышают доходы, нужно искать способы сократить расходы или увеличить доходы.
Шаг 4. Определить коридоры допустимых значений. Нужно зафиксировать для себя допустимые отклонения от плана. Например, нас устроит, если доход будет колебаться в пределах ±20%.
Сегодня мы познакомились с двумя представителями управленческого учёта – бюджетами БДР и БДДС, рассмотрели некоторые основы их составления.
Теперь мы знаем, что БДР показывает финансовый результат деятельности компании, БДДС – денежные потоки. Оба этих документа очень важны для любого коммерческого предприятия, независимо от его масштаба, вида деятельности и системы налогообложения, хотя, разумеется, все эти условия влияют на структуру бюджета и его цели.
Не пренебрегайте управленческим учётом. Он поможет вашей компании избежать многие неприятные ситуации, позволит своевременно выявить «узкие» места в её деятельности, обеспечит планомерное развитие.
Желаю вам успехов и процветания!
Задавайте ваши вопросы в комментариях, и я обязательно отвечу!
Этапы формирования БДР
Верхнеуровневая последовательность этапов формирования БДР выглядит следующим образом:
Этап 0. Постановка процесса бюджетирования. На данном этапе разрабатывается методология бюджетирования, а также соответствующие регламенты, шаблоны форм для заполнения бюджетных данных, инструкции для ответственных сотрудников, формы отчетов бюджета. При первоначальном запуске процесса бюджетирования разрабатывается базовый бизнес-процесс и все вышеуказанные документы, осуществляется их актуализация в рамках последующих бюджетных кампаний.
Этап 1. Подготовка и запуск бюджетной кампании. На данном этапе как правило выпускается приказ о запуске бюджетной кампании, в котором фиксируются: сроки предоставления данных и ответственные лица по каждому разделу бюджета, по центрам финансовой ответственности; сроки проведения бюджетных комитетов и финального утверждения бюджета. Также данный этап может включать:
-
определение и доведение до ответственных лиц общих предпосылок для бюджетирования (в т.ч. плановый курс валюты, инфляция, целевые показатели роста выручки, планируемый запуск новых проектов / продуктов / направлений);
-
доведение до ответственных лиц форм для заполнения бюджетных показателей
-
актуализацию справочников (статей бюджета, групп статей бюджета);
-
актуализацию управленческой организационной структуры для целей бюджетирования.
Ваш бизнес получит выгоду от составления бюджета, если вы будете ежемесячно обновлять бюджет, используя в качестве руководства свои расходы и доходы за предыдущий месяц, а также учитывать финансовые цели или задачи своей компании на год.
Кроме того, поработайте с вашими старшими сотрудниками, чтобы узнать, есть ли у них информация о предстоящих проблемах, которые могут повлиять на запланированные продажи и расходы, положительно или отрицательно. Это позволяет вам по мере необходимости корректировать свой бюджет и финансовые ожидания.
Ежемесячный анализ бюджета вашей компании может указывать, где усилия по достижению бизнес-целей были успешными. Например, если вы поменяете поставщиков услуг медицинского страхования для получения более дешевого страхового покрытия, вы увидите, как это изменение повлияло на итоговый месяц за месяцем, а также год за годом.
Ежемесячный обзор бизнес-бюджета также может помочь вам определить потенциальные проблемы. Например, если у вас есть розничный бизнес, вы можете понять, что вам нужно увеличить свои рекламные расходы осенью, чтобы воспользоваться преимуществами сезона праздничных покупок. Или, если вы внесли изменения, которые могут иметь налоговые последствия для вашей компании, вам может потребоваться увеличить бюджетные расходы на оплату услуг бухгалтера в ожидании дополнительной бухгалтерской работы, необходимой для преодоления последствий.
На следующем листе представлены позиции отчета о прибылях и убытках, которые можно использовать для настройки основного бизнес-бюджета. В зависимости от вашего конкретного типа бизнеса вам, возможно, придется включить дополнительные виды доходов или расходов, но эта рабочая таблица должна дать вам общее представление о типах статей, которые вы должны включить в свой бизнес- бюджет
|
Рабочий лист основного бизнес-бюджета |
|||
|
КАТЕГОРИЯ |
СУММА БЮДЖЕТА |
ФАКТИЧЕСКАЯ СУММА |
РАЗНИЦА |
|
Доход от продаж |
|||
|
Процентный доход |
|||
|
Доход от инвестиций |
|||
|
Другой доход |
|||
|
ОБЩАЯ ПРИБЫЛЬ |
|||
|
РАСХОДЫ |
|||
|
Бухгалтерские услуги |
|||
|
Комиссия за обслуживание банка |
|||
|
Комиссия по кредитной карте |
|||
|
Расходы за доставку |
|||
|
Депозиты для коммунальных услуг |
|||
|
Расчетные налоги |
|||
|
Медицинская страховка |
|||
|
Расходы по найму |
|||
|
Установка / Ремонт Оборудования |
|||
|
Проценты по долгам |
|||
|
Инвентаризация покупок |
|||
|
Юридические расходы |
|||
|
Лицензии / Разрешения |
|||
|
Платежи по кредиту |
|||
|
Офисные принадлежности |
|||
|
Платежная ведомость |
|||
|
Налоги на заработную плату |
|||
|
печать |
|||
|
Профессиональные сборы |
|||
|
Арендная плата / лизинговые платежи |
|||
|
Пенсионные взносы |
|||
|
Подписки и сборы |
|||
|
Коммунальные услуги и телефон |
|||
|
Транспортные расходы |
|||
|
Другой |
|||
|
СУММАРНЫЕ РАСХОДЫ |
|||
|
ВСЕГО ДОХОДОВ МИНУС ВСЕГО РАСХОДОВ |
Основная суть бюджетов БДР и БДДС
Для успешного управления финансами любой организации необходимо осуществлять текущее управленческое бюджетирование. Бюджет организации является важным инструментом управления ее хозяйственной деятельностью и перераспределения ресурсов. Грамотное бюджетирование помогает достичь более высоких показателей эффективности деятельности организации и повысить прибыль.
Обычно бюджетирование осуществляется в нескольких аналитических разрезах. Наиболее полную финансовую информацию дают бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Они содержат все основные показатели, характеризующие текущее поступление и расходование финансовых ресурсов в фирме.
Такие бюджеты обычно составляются на месяц, год, квартал. Некоторые организация составляют еще агрегированный управленческий баланс.
Такие формы управленческой отчетности имеют гибкую структуру, они не перегружены данными и потому очень наглядные, их легко анализировать.
БДДС — этот бюджет, отражающий движение денежных потоков внутри организации, он составляется на основе банковских выписок и расчётных кассовых ордеров, которые отражают весь приход и расход денежных средств организации. Основной принцип записи движения денежных потоков в этом бюджете аналогичен Отчету о движении денежных средств, который является стандартной формой отчётности.
БДР — этот бюджет отражает стоимостное выражение операций, формирующих прибыль и убыток фирмы за рассматриваемый период. На основании данного бюджета рассчитывается себестоимость и рентабельность производства продукции. Такие бюджеты формируются на основании первичных документов таких, как акты выполненных работ/ оказанных услуг, актов передачи материальных ценностей организации. В этот бюджет включается также стоимостные показатели переоценки материальных ценностей, нематериальных активов и прочие операции. По принципу формирования этот бюджет похож на стандартную форму отчётности Отчета о прибылях и убытках.
Эти управленческие бюджеты обычно формируются с помощью управленческих учетных программ SAP или 1С, их также можно сформировать в виде простой таблицы в Excel.
Анализ расхождения плановых и фактических бюджетов компании
Если бюджет составляется на основании реалистичных показателей всех подразделений компании и финансовые управленцы при составлении бюджетов принимают точные прогнозные значения ключевых показателей деятельности фирмы, то расхождение плановых и фактических бюджетов будет незначительным.
Любое негативное отклонение фактических результатов от планируемых будет означать, что в каком-то подразделении фирмы или на каком-то этапе работ, сотрудники недостаточно хорошо выполнили свои обязанности, или возможно возникли какие-то негативные обстоятельства, которые повлияли на финансовые результаты фирмы. В любом случае, чем бы ни были вызваны эти отклонения, важно своевременно обратить на них внимание, выявить причины таких результатов и принять все возможные меры для минимизации потерь фирмы в текущей ситуации, и минимизации потерь в дальнейшем от этих негативных факторов.